Templates

Templates vormen de basis voor alle documenten en factuursoorten die u wilt gaan gebruiken in een dossier. De basis wordt gevormd door uw eigen Word document. Bij het aanmaken van een nieuwe template koppelt u een WORD document.

Betekenis van de velden bij het aanmaken van een template

Naam:
De ‘Naam” van het document zal ook worden gebruikt in de dossiers onder de knop met het printer-icoon of als het een document van het type ‘factuur’ is, bij de facturatie. 

Omschrijving:

Geen speciale betekenis

Document type:

Hier kunt u kiezen of een document in het dossier moet worden gebruikt of als factuur. Kiezen voor ‘None’ resulteert gewoon in het opslaan van het document, maar het kan nog nergens worden gebruikt.

Productgroep type:

Indien u een document maakt om bijvoorbeeld bloemen te bestellen, dan moet het systeem ‘ergens’ begrijpen dat u alleen producten van het type bloemen wilt afdrukken. Dit kunt u doen door zowel aan productgroepen als aan een template een product-type te koppelen   

Bestand:

Door op de knop “Bestand kiezen’ te klikken kunt u uw WORD bestand uploaden. 

Templates aanmaken 

Voor het aanmaken van een template kunt u een standaard WORD document gebruiken. Eventueel kunt u een WORD-sjabloon aanmaken waarbij u in de kop- en voettekst al uw bedrijfsgegevens vermeld, dan hoeven deze niet telkens te worden overgenomen. 

1. U kunt beginnen met het maken van een WORD document waarin u alle tekst opneemt die u altijd wilt tonen. De variabele teksten voegt u later toe samen met de mergevelden.
2. Voeg het WORD document dat u wilt gebruiken toe als template.

Mergevelden

Wat zijn mergevelden? “Mergen” is samenvoegen.

Een merge-veld wordt ook samenvoegveld genoemd. Het gaat om alle velden die u in FuneralView gebruikt. Elke van die velden is te gebruiken op een document. Deze velden hebben we online beschikbaar en kunt u downloaden per document-type. 

Vraag de mergevelden op van (bijvoorbeeld) type dossier

Download dit document

Het document met voorbeeld ‘merge-velden’ bevat ca. 90 pagina’s vol met velden. Er zit echter een logische indeling in waardoor het zoeken eenvoudig is. In onderstaand voorbeeld ziet u hier een selectie van alle velden waarin ‘Opdrachtgever’ voorkomt. 

Via ‘zoeken’ of CRTL+F in Word kan gemakkelijk een waarde worden ingegeven en opgezocht. Alle velden zijn heel consequent gesorteerd op alfabetische volgorde.

De betreffende mergevelden kunnen worden gekopieerd en geplakt (niet als platte tekst plakken) in een Word template. TIP: Het is handig om eerst een Word template te koppelen en vanuit FuneralView te openen omdat deze dan meteen automatisch wordt opgeslagen. TIP: Zorg ervoor dat het document met de mergevelden hetzelfde lettertype heeft als uw Word template. Dan voorkomt u dat er meerdere lettertypes in één document worden gebruikt.

Document type

We onderscheiden bij een template verschillende soorten documenten.

De belangrijkste 3:

1. Dossier-document (bijna alle)
2. Bestelbon (type ‘Leverancier’)
3. Factuur

Open een Word template via Actiesà bewerk bestand en ‘plak’ de  gewenste koppelvelden op de juiste plaats in het document

Nadere uitwerking voor het aanmaken van een template WORD document

Op deze manier bouwt u uw gehele document op. Indien u velden mist geeft u dat a.u.b. aan support door dan zullen deze (na beoordeling) worden toegevoegd 

Nog een voorbeeld: